Vastgesteld op 11 mei 2021
Eumedion behartigt de belangen van de bij haar aangesloten institutionele beleggers en is daarnaast werkgever. Voor het uitvoeren van haar werkzaamheden verwerkt Eumedion persoonsgegevens. In deze privacyverklaring legt Eumedion uit hoe zij omgaat met persoonsgegevens.
Welke persoonsgegevens verwerkt Eumedion?
Eumedion verwerkt persoonsgegevens om haar werkzaamheden uit te kunnen voeren. Eumedion verwerkt persoonsgegevens van afgevaardigden van deelnemers van Eumedion, van (oud)medewerkers van Eumedion, van (oud)bestuurders van Eumedion, van de geabonneerden op de nieuwsbrief van Eumedion, van bezoekers van het jaarlijkse symposium van Eumedion en van bezoekers van andere door haar georganiseerde bijeenkomsten, van de contactpersonen werkzaam bij Nederlandse beursvennootschappen waarvan Eumedion dialogen faciliteert en van personen met wie de medewerkers van Eumedion uit hoofde van hun functie contact hebben.
Eumedion verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens:
- algemene gegevens (zoals voor-en achternamen, emailadressen, fysieke adressen, bedrijfsnamen);
- financiële gegevens (zoals betalingsgegevens);
- salaris- en dienstverbandgegevens (zoals arbeidsovereenkomsten); en
- identificatiegegevens (zoals foto’s en kopieën van legitimatiebewijzen).
Voor welke doeleinden verwerkt Eumedion persoonsgegevens?
Eumedion verwerkt de persoonsgegevens van de hierboven genoemde categorieën personen met het doel om:
- de Eumedion-nieuwsbrief toe te sturen aan personen die zich hiervoor hebben aangemeld
- een uitnodiging te sturen voor het jaarlijkse symposium van Eumedion of voor andere door haar georganiseerde bijeenkomsten;
- te kunnen reageren op vragen, suggesties, opmerkingen of klachten;
- de arbeidsovereenkomst met de medewerkers van Eumedion uit te voeren;
- de informatie over Eumedion op haar website actueel te houden;
- te voldoen aan op Eumedion rustende wettelijke verplichtingen; en
- de belangen van de bij haar aangesloten deelnemers te behartigen, zoals het faciliteren van dialogen met Nederlandse beursvennootschappen, het (laten) uitvoeren van onderzoek op het terrein van corporate governance en duurzaamheid en het voeren van overleg met beleidsmakers en andere stakeholders van Eumedion.
Op basis van welke grondslagen verwerkt Eumedion persoonsgegevens?
Eumedion verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor een grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming aanwezig is. Eumedion maakt gebruik van de volgende grondslagen:
- Toestemming van de betrokkene. Eumedion verwerkt persoonsgegevens van personen die op de verzendlijst voor de nieuwsbrief staan. Deze gegevens worden alleen aan de verzendlijst toegevoegd indien de betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven. Daarnaast verwerkt Eumedion foto’s van afgevaardigden van deelnemers en medewerkers alsmede persoonsgegevens van bezoekers van het jaarlijkse symposium van Eumedion en van bezoekers van andere door haar georganiseerde bijeenkomsten. Deze gegevens worden alleen na toestemming van de betrokkene verwerkt.
- Uitvoering van een overeenkomst. Eumedion verwerkt persoonsgegevens van haar medewerkers met het oog op het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.
- Gerechtvaardigd belang van Eumedion. Eumedion verwerkt persoonsgegevens van afgevaardigden van deelnemers van Eumedion (bijvoorbeeld voor het versturen van facturen, het actueel houden van de informatie over Eumedion op haar website en het (laten) uitvoeren van onderzoek), van (oud)bestuurders van Eumedion, van personen werkzaam bij Nederlandse beursvennootschappen waarmee Eumedion dialogen faciliteert en van personen met wie de medewerkers van Eumedion uit hoofde van hun functie contact hebben. De verwerking van voornoemde persoonsgegevens is noodzakelijk voor de verwezenlijking van de statutaire doelstelling van Eumedion.
- Voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Eumedion rusten. Eumedion is wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens van haar (oud)medewerkers en haar (oud)bestuurders aan derde partijen te verstrekken, zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel, de accountant en het pensioenfonds waarbij de medewerkers van Eumedion zijn aangesloten.
Verstrekt Eumedion persoonsgegevens aan derde partijen?
Ja. Eumedion versterkt alleen persoonsgegevens aan derde partijen indien zij hiertoe wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel, de accountant of het pensioenfonds waarbij de medewerkers van Eumedion zijn aangesloten) of indien zij met een derde partij samenwerkt voor de uitvoering van haar werkzaamheden. Eumedion maakt voor de uitvoering van haar werkzaamheden gebruik van een derde partij voor:
- het versturen van de Eumedion nieuwsbrief;
- het uitvoeren van de salarisadministratie, de BTW-aangifte en het opstelling van de jaarrekening en andere financiële overzichten; en
- de ondersteuning van IT-diensten zoals het beheren van een online werkomgeving, het faciliteren van communicatiediensten en het hosten van de website.
Eumedion houdt zich daarbij aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming hieraan stelt. Zo heeft Eumedion met de door haar ingeschakelde derde partijen een overeenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt om vertrouwelijke en zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens door deze partijen te waarborgen.
Eumedion stelt geen persoonsgegevens aan derde partijen ter beschikking voor commerciële doeleinden. De derde partij die wordt gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief is gevestigd buiten de EER. Dit betekent dat Eumedion in dat kader persoonsgegevens doorgeeft aan een land buiten de EER. Deze partij biedt (onder meer) passende waarborgen door middel van door de Europese Commissie vastgestelde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming.
Op welke wijze verwerkt Eumedion persoonsgegevens?
Eumedion verwerkt alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van haar werkzaamheden en behandelt de aan haar verschafte persoonsgegevens vertrouwelijk en zorgvuldig. Persoonsgegevens worden door Eumedion verwerkt in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming. Uitgangspunt binnen Eumedion is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor deze zijn verzameld. Zo vraagt Eumedion niet meer informatie uit bij betrokkenen dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar werkzaamheden c.q. de aanbieding van haar diensten.
Hoe beveiligt Eumedion persoonsgegevens?
Eumedion treft passende organisatorische en technische maatregelen om de persoonsgegevens die Eumedion onder zich heeft te beveiligen tegen onder meer verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Deze maatregelen houden onder andere in dat:
- alle medewerkers van Eumedion gehouden zijn persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen;
- voor de door Eumedion gebruikte systemen een wachtwoordbeleid danwel gezichtsherkenning geldt;
- het kantoor van Eumedion alleen toegankelijk is met een aan medewerkers verstrekte sleutel;
- persoonsgegevens indien noodzakelijk worden gepseudonimiseerd en van encryptie worden voorzien; en
- back-ups worden gemaakt (door een door Eumedion ingeschakelde derde partij) van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Hoe lang bewaart Eumedion persoonsgegevens?
Eumedion bewaart persoonsgegevens die zij verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of voor het voldoen aan een op haar rustende wettelijke verplichting (bijvoorbeeld fiscale wetgeving). Eumedion treft passende technische en organisatorische maatregelen om de door haar bewaarde persoonsgegevens te beschermen. Indien het bewaren van persoonsgegevens niet langer noodzakelijk is dan worden deze gegevens verwijderd.
Welke rechten hebben de personen van wie Eumedion persoonsgegevens verwerkt?
Personen van wie Eumedion persoonsgegevens verwerkt, hebben:
- het recht om de eerder door hen verleende toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens door Eumedion in te trekken; zo bevat iedere nieuwsbrief een link waarmee personen zich kunnen afmelden. Na afmelding zullen de persoonsgegevens zo snel mogelijk worden verwijderd;
- het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van de persoonsgegevens die Eumedion verwerkt;
- het recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens door Eumedion;
- het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Eumedion;
- het recht om hun persoonsgegevens door Eumedion te laten overdragen aan henzelf of aan een andere partij;
- het recht om bij Eumedion een klacht in te dienen over de verwerking van de persoonsgegevens door Eumedion; en
- het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens door Eumedion.
Op welke wijze kunt u contact opnemen met Eumedion?
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Eumedion danwel over deze privacyverklaring, neem dan contact op met Eumedion:
Adres: Stichting Eumedion
Zuid-Hollandlaan 7
2596 AL DEN HAAG
Telefoon: +31 (0)70 - 2040 300
E-mail: info@eumedion.nl
Is de privacyverklaring van Eumedion aan wijzigingen onderhevig?
Eumedion behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. U wordt daarom aangeraden om de privacyverklaring van Eumedion geregeld te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Deze privacyverklaring is voor het laatst vastgesteld op 11 mei 2021.